一人創業者嘅「迷你 CRM」：唔使買大系統都跟得到客

背景：一人最怕「有卡無名、有名無上下文」

一人公司、顧問、自由工作者，常見畫面係：同時跟大約十幾、二十個聯絡人——有啲係活動識、有啲係轉介、有啲係舊客再傾。冇 sales team，亦冇助理幫你每晚更新「邊個講過交期緊」。人一多，跟進就變成打開通訊錄發呆：記得個名，唔記得傾過咩。

搜尋「迷你 CRM」「一人 CRM」嘅人，多數唔係想買企業軟件，而係想要：每個客有聯絡方式、有對話上下文、有下一步。呢篇先講清楚界線——

CardySync 唔係企業 CRM。「迷你 CRM」只係方便搜尋嘅比喻，唔係產品定位，亦唔承諾流程自動化、權限、報表、合規審批嗰類大系統功能。你要嘅如果係輕量三件——AI 掃卡入聯絡人、Quick Notes（AI Transcribe／AI Summary）記對話、自己開一份跟進清單——就可以用現有功能起步。

活動散場當晚點收尾，見系列另一篇：一個人跑 networking：活動後 10 分鐘收尾流程（/zh/news/solo-networking-after-event-10-min-checklist）。第一張紙卡同數碼卡點配，見：一人公司第一張名片：印紙本定用數碼名片？（/zh/news/first-business-card-solo-founder-print-or-digital）。呢篇只講：交換完之後，日常點跟、又唔使一開業就上大系統。

紙本名片本身唔貴。香港網上印刷廠公開價目（2026 年 10 月查閱）顯示，經濟款大約 100 張約 HK$50–115、500 張約 HK$70–280（個別廠規格同紙質不同；唔係全港平均統計；見 Sources）。真正貴嘅係你已經花咗嘅見面時間——如果第二朝開 WhatsApp 只記得「好似有興趣」，跟進就變群發，對方對唔上號。

大 CRM 解決嘅係團隊流程、權限、漏斗報表。一人起步階段，痛點通常簡單得多：

1. 聯絡方式入唔入得到、核對得準唔準 2. 對話重點記唔記得 3. 今日／本週要主動跟邊幾個

三樣搞掂，已經同「迷你 CRM」搜尋意圖對齊——唔使先導入一套企業系統。

假設例子：同時跟約 20 人（非實測）

假設例子（非實測，唔係實驗室數據）： 假設你而家通訊錄裏面，活躍跟進大約 20 個聯絡人；每朝開 app 翻一輪大約 15 分鐘。若果每個人都要由零重構上下文（翻聊天、估對方講過咩），假設每人約 3 分鐘，一朝已經唔夠用。

再假設一週你打算主動跟 10 個人（發第一則或跟進承諾）：

・動作：AI 名片掃描（OCR）＋人手核對四欄；假設單位時間：約 30–45 秒／張；標註：假設例子（掃完必須核對） ・動作：Quick Notes 講一句＋AI Transcribe；假設單位時間：約 1 分鐘／人；標註：假設例子 ・動作：AI Summary 抽重點條列；假設單位時間：約 30 秒／人；標註：假設例子 ・動作：無筆記、靠記憶重構再開訊息；假設單位時間：約 3 分鐘／人；標註：假設例子

算式（一週主動跟 10 人）：

・靠記憶重構再開訊息：10 × 3 分鐘 ＝ 約 30 分鐘／週 ・已有 AI Summary／筆記、對完再發：10 × 0.5 分鐘 ＝ 約 5 分鐘／週 ・差額（假設）：約 25 分鐘／週

呢個數字只係說明「上下文寫低咗」同「靠估」差幾遠；實際視乎你跟幾多人、筆記有幾完整。掃卡同語音筆記本身亦唔使好長：一張卡假設半分鐘級、一句語音約一分鐘級——重點係有入檔、有一句原話、有下一步。

「迷你 CRM」三件：掃卡 → Quick Notes → 跟進清單

唔使一次過完美。目標係「可跟進」，唔係完美資料庫。

1. AI 名片掃描：先有準嘅聯絡人

用 AI 名片掃描（OCR） 將紙本名片掃入：系統會擷取姓名、公司、電話、電郵等欄位（繁中／簡中／日文／英文名片適用）。掃完優先核對電話、電郵、公司名同姓名——錯一個數字，跟進就斷。細節見：展會掃卡要核對邊四欄（/zh/news/exhibition-scan-fields-to-verify）；說明中心：OCR 名片掃描（/help/zh/scan-business-card）。

數碼交換（QR／link）同樣：對方入咗聯絡人，你一樣可以即刻開 Quick Notes。

2. Quick Notes：AI Transcribe＋可選 AI Summary

對每個你打算跟嘅人，開 Quick Notes，用廣東話講大概二十至三十秒，只鎖三樣：

・對方而家最關心咩 ・你哋傾過嘅一句重點（用佢原話更好） ・你答應過跟咩，或者下一步係咩

用 AI Transcribe 將語音轉成文字（可揀廣東話，或自動語言偵測）。有文字之後，可再跑 AI Summary 抽出重點條列——方便第二日開訊息時快啲對返場景。記住：AI Summary 係摘重點，唔係改寫成長文。用法見：展會語音筆記點寫個人化跟進（/zh/news/exhibition-voice-note-personal-follow-up）；說明中心：AI Quick Notes（/help/zh/ai-quick-notes）。

3. 自己開嘅跟進清單：今日三個名就夠

大系統有階段同負責人；一人可以用備註、標籤或者簡單清單寫：

・今日／明日要發第一則嘅 三個人 ・本週可放後、但唔好丟嘅人 ・已承諾嘅截止日期（寄資料、約 call）

想由筆記整理「下一步點開口」，可用 AI Assistant 將聯絡人背景同會議想法整理成實際下一步。AI 可能出錯，發訊息前自己核對。 呢步係整理建議，唔係自動發訊息，亦唔係企業 CRM 流水線。

AI Assistant 說明 →

冇助手時嘅跟進節奏（展會情境亦可借鑒），見：Roadster 等人等九年，展會聯絡人唔會等你（/zh/news/roadster-trade-show-follow-up-cadence）。

比較維度：大系統 vs 輕量三件

・維度：導入；企業／大 CRM：常要設定階段、權限、欄位、培訓；輕量：掃卡＋Quick Notes＋清單：用已有電話／app，即日可試 ・維度：每日維護；企業／大 CRM：要持續更新階段、負責人、報表；輕量：只維護你真正跟緊嘅人 ・維度：記住對話；企業／大 CRM：視乎團隊有冇寫活動紀錄；輕量：語音 → 文字 → 可選重點條列 ・維度：起步成本；企業／大 CRM：授權費＋時間（本文唔報未核實嘅牌價）；輕量：紙卡印刷可見公開價；app 功能可先試 ・維度：適合階段；企業／大 CRM：有人幫手、穩定入流、要合規／報表；輕量：一人起步、同時跟約十幾廿個客

總結比較

・項目：目標；大系統優先：流程、權限、漏斗報表、多人協作；輕量＋AI 優先：每個客有聯絡方式、有上下文、有下一步——剛好對住「迷你 CRM」搜尋意圖 ・項目：假設例子下「搵返對話」；大系統優先：視團隊填寫質素；輕量＋AI 優先：睇重點條列約 30 秒／人（假設） ・項目：風險；大系統優先：工具未設定完、客已冇聲；輕量＋AI 優先：清單要自己紀律開 ・項目：再升級訊號；開始請人幫手跟客、要合規審批、入流穩定到要用統一報表——嗰陣先再比較正式 CRM；唔使一開業就上

今晚可以試

1. 揀五個而家仲未跟嘅聯絡人（假設例子嗰 20 個入面先抽 5 個都得） 2. 每人用 AI Transcribe 補一句 Quick Notes；有需要就跑 AI Summary 3. 寫一張只得「明天要做」嘅短清單（人名／動作／日期）

一人創業嘅跟進，贏唔喺系統幾大，而係你仲記唔記得對方講過咩、同唔同答應得返。想試 AI 名片掃描同 Quick Notes，可以去 下載 CardySync（/zh/download-app）。